Umfangreiche Sammlungen können meist nicht vollständig der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, sondern lagern in Depots. Um den materiellen Bestand der in Depots aufbewahrten Kunst- und Kulturgüter langfristig zu erhalten, müssen bestmögliche Umgebungsbedingungen geschaffen werden. Dazu gehören die Kontrolle und Verbesserung des Raumklimas, der Lagerbedingungen und Hängung, Schädlingsmonitoring und Bekämpfung von Schädlingsbefall.

Gelegentlich müssen komplette Sammlungen in ein anderes Gebäude umziehen. In diesem Fall ist es wichtig, dass alle Sammlungsstücke inventarisiert sind und der Umzug gut geplant ist. Sichere Transportwege müssen gefunden, und die Objekte systematisch und unter konservatorischen Gesichtspunkten verpackt und transportiert werden.

Die Betreuung von Sammlungen beinhaltet neben der Depotbetreuung die Überwachung von ausgestellten Sammlungsstücken sowie die Abwicklung von Leihverkehr.

Kontinuierliche Pflege der Kunst- und Kulturgüter in Sammlungen und die Beobachtung der Umgebungsbedingungen im Sinne der Präventiven Konservierung ermöglichen das Vorbeugen von Schädigungen bzw. ein frühzeitiges Erkennen von Schäden und deren Behebung.